Delegowanie pracowników za granicę a formularz A1

Firma zatrudnia pracowników w Polsce, opłaca za nich ZUS i uzyskuje formularze A1. Następnie deleguje ich do realizacji kontraktów w Szwecji. Czysto teoretycznie... jeżeli dokumentacja jest prawidłowa, sprawa składek społecznych jest zamknięta.

Jednak w pewnym momencie przyszło żądanie ze Szwecji, a potencjalne zobowiązania i kary liczone są w milionach koron.

Właśnie z takim problemem zwróciła się do TaxOne jedna z polskich spółek z kapitałem zagranicznym. Sam mechanizm sprawy wydał mi się potencjalnie interesujący dla innych firm, które wysyłają pracowników czy to do Szwecji czy innych państw Unii Europejskiej.

Delegowanie pracowników za granicę. Kiedy zaczyna się problem?

Pracownicy spółki byli zatrudnieni w Polsce i czasowo wykonywali pracę na terenie Szwecji. Firma posiadała dla nich formularze A1 wydane przez ZUS i nadal opłacała składki społeczne w Polsce.

Mimo tego po stronie szwedzkiej powstało żądanie zapłaty należności liczonych początkowo w kilkunastu milionach koron.

Jednym z argumentów przedstawianych spółce było to, że wcześniej podpisała określone umowy i porozumienia. Skoro dokumenty zostały podpisane, zdaniem drugiej strony należało je stosować. Czas na negocjacje miał być przed podpisaniem umowy.

I tutaj pojawiło się najważniejsze pytanie.

Czy umowa pomiędzy przedsiębiorstwami może zmienić zasady wynikające z prawa Unii Europejskiej?

Formularz A1 w Szwecji. Czy pracownik nadal może płacić ZUS w Polsce?

Tak. W określonych sytuacjach pracownik delegowany z Polski do innego państwa Unii Europejskiej może nadal podlegać polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych.

ZUS potwierdza, że pracownik wysłany przez polskiego pracodawcę do innego państwa członkowskiego może pozostać ubezpieczony w Polsce, jeżeli spełnione są odpowiednie warunki. Standardowo przewidywany okres delegowania nie może przekraczać 24 miesięcy, a pracownik nie powinien być wysyłany w celu zastąpienia innej osoby, której delegowanie się zakończyło.

Potwierdzeniem właściwego systemu ubezpieczeń jest formularz A1.

W analizowanej przez nas sprawie było to dośc istotne, ponieważ pracownicy posiadali A1, a składki były rzeczywiście odprowadzane w Polsce.

Problem polegał więc nie tylko na ustaleniu, czy firma zapłaciła składki. Trzeba było odpowiedzieć na pytanie, czy Szwecja w ogóle miała prawo żądać szwedzkich składek od osób, dla których właściwym systemem pozostawał system polski.

ZUS w Polsce czy składki społeczne za granicą?

Prawo Unii Europejskiej przyjmuje zasadę, że pracownik powinien podlegać systemowi zabezpieczenia społecznego jednego państwa.

Ogólną regułą jest system kraju, w którym wykonywana jest praca. Delegowanie jest jednak jednym z wyjątków. Jeżeli spełnione są warunki określone w przepisach unijnych, pracownik czasowo pracujący w Szwecji może nadal podlegać polskiemu ZUS.

To właśnie tutaj szczególnego znaczenia nabierają rozporządzenia Unii Europejskiej nr 883/2004 i 987/2009 oraz prawidłowo wydany formularz A1.

Sama umowa handlowa pomiędzy dwiema firmami nie powinna dowolnie zmieniać tego, któremu systemowi zabezpieczenia społecznego podlega konkretny pracownik.

Nie oznacza to jednak, że każdą klauzulę zawartej umowy można po prostu zignorować.

Umowa może tworzyć zupełnie inne zobowiązania. Może regulować zwrot kosztów, dodatkowe świadczenia pracownicze, odpowiedzialność kontraktową albo obowiązek przestrzegania określonych warunków obowiązujących w Szwecji.

Dlatego w naszej analizie konieczne było rozdzielenie składek społecznych od wszystkich pozostałych roszczeń.

Skatteverket a polska firma. Czy szwedzki urząd może żądać składek?

Skatteverket jest szwedzkim urzędem skarbowym, ale zajmuje się również rozliczaniem składek pracodawcy.

Szwedzki system wychodzi od zasady, że w określonych przypadkach wynagrodzenie za pracę wykonywaną w Szwecji może podlegać szwedzkim składkom. Jednocześnie Skatteverket uwzględnia zasady wynikające z unijnej koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Szwecja ma więc prawo kontrolować zagranicznego pracodawcę, pytać o pracowników i żądać dokumentacji.

Kontrola nie oznacza jednak automatycznie, że naliczone zobowiązanie jest prawidłowe.

W takiej sytuacji trzeba sprawdzić każdego pracownika, okres jego pobytu, formularz A1, podstawę zatrudnienia, sposób wykonywania pracy oraz rzeczywisty model współpracy pomiędzy polską firmą i szwedzkim kontrahentem.

Podatek pracownika za granicą a formularz A1 - to nie to samo

Formularz A1 dotyczy ubezpieczeń społecznych. Nie decyduje o tym, gdzie pracownik powinien zapłacić podatek dochodowy.

Możliwa jest więc sytuacja, w której składki nadal opłacane są do ZUS w Polsce, natomiast Szwecja ma prawo opodatkować wynagrodzenie za pracę wykonywaną na jej terytorium.

W przypadku Polski i Szwecji trzeba przeanalizować również umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania.

W przypadku pracy najemnej istotny jest między innymi artykuł 15 tej umowy. Reguła 183 dni nie może być analizowana w oderwaniu od pozostałych warunków. Znaczenie ma również to, kto jest pracodawcą oraz czy koszt wynagrodzenia ponosi zakład znajdujący się w Szwecji.

Dlatego w sprawach międzynarodowych odpowiedź: „pracownik ma A1, więc wszystko rozliczamy w Polsce” może być bardzo kosztownym uproszczeniem.

Delegowanie pracowników za granicę. Dlaczego A1 nie wystarczy?

Najważniejszym elementem naszej pracy było rozdzielenie jednego dużego problemu na kilka różnych zagadnień.

Osobno należało przeanalizowac ubezpieczenia społeczne i A1. Osobno opodatkowanie wynagrodzeń. Osobno szwedzkie warunki zatrudnienia. Osobno odpowiedzialność wynikającą z podpisanych umów.

Dopiero wtedy można było odpowiedzieć na pytanie, czego właściwie dotyczy wielomilionowe żądanie i jaka powinna być strategia obrony spółki.

Przy kwotach liczonych w milionach nie wystarczy bowiem powiedzieć: „prawo unijne jest po naszej stronie”. Trzeba to udowodnić.

Trzeba połączyć każdego pracownika z odpowiednim A1, sprawdzić okresy delegowania, przeanalizować umowy, ustalić kto faktycznie zarządzał pracownikami oraz określić, które elementy żądania dotyczą podatku, które składek, a które zobowiązań wynikających z umowy.

Polska firma wysyła pracowników za granicę. Co warto sprawdzić przed podpisaniem kontraktu?

Ta sprawa pokazała nam jeszcze jedną rzecz.

Najlepszy moment na analizę międzynarodowego kontraktu nie zaczyna się wtedy, gdy zagraniczny urząd naliczy już kilka milionów koron.

Powinna rozpocząć się przed wysłaniem pierwszego pracownika.

Trzeba wtedy sprawdzić nie tylko A1 i ZUS, ale również podatki, możliwość powstania zakładu za granicą, lokalne obowiązki pracownicze oraz przede wszystkim umowę podpisywaną z zagranicznym kontrahentem.

Czasami kilka zdań zapisanych w wielostronicowym kontrakcie przez wiele lat nie zwraca niczyjej uwagi. Dopiero podczas zagranicznej kontroli okazuje się, że druga strona interpretuje je jako podstawę zobowiązania liczonego w milionach.

Doradztwo podatkowe, prawne i księgowość dla firm działających za granicą

Właśnie takie sprawy były jednym z powodów, dla których TaxOne Polska stworzyliśmy na wzór TaxOne UK.

Pod jednym parasolem połączyliśmy księgowość, doradztwo podatkowe oraz doradztwo prawne.

Robert Brandt zajmuje się w TaxOne prawem spółek. Anna Czarnecka specjalizuje się w doradztwie podatkowym. Dawid Wojnowski zajmuje się umowami międzynarodowymi oraz sprawami, w których przepisy, podatki i obowiązki przedsiębiorcy zaczynają łączyć kilka różnych państw.

Dzięki temu klient prowadzący działalność międzynarodową nie musi najpierw przedstawiać problemu księgowemu, następnie rozpoczynać wszystkiego od początku z doradcą podatkowym, a później ponownie tłumaczyć całej sprawy kancelarii prawnej.

W TaxOne patrzymy na taki problem jako na jedną sprawę.

Bo kiedy polska firma wchodzi na rynek zagraniczny, pytanie rzadko dotyczy wyłącznie księgowości, wyłącznie podatków albo wyłącznie prawa.

Najczęściej dotyczy ich wszystkich jednocześnie.

A czasami różnica pomiędzy spojrzeniem na jeden fragment problemu a przeanalizowaniem całego obrazu liczona jest w milionach.