Benefit dla pracownika bez składek ZUS? To możliwe!

Wysokie koszty zatrudnienia od lat pozostają jednym z głównych wyzwań dla pracodawców w Polsce. Jednocześnie rynek pracy wymusza oferowanie coraz bardziej atrakcyjnych warunków, które wykraczają poza podstawowe wynagrodzenie. W efekcie wielu pracodawców funkcjonuje w napięciu pomiędzy koniecznością kontroli kosztów a potrzebą budowania konkurencyjnej oferty dla pracowników.

Naturalnym założeniem wydaje się przekonanie, że każdy dodatkowy benefit zwiększa całkowity koszt zatrudnienia- w szczególności dotyczy to świadczeń, które mogłyby zostać potraktowane jako element wynagrodzenia i objęte składkami ZUS. W rzeczywistości nie każde świadczenie musi być rozliczane w ten sposób, a sposób jego konstrukcji ma tutaj kluczowe znaczenie.

Jak działa współfinansowanie świadczeń?

Jednym z rozwiązań jest model współfinansowania określonych usług lub produktów. Zamiast przekazywać pracownikowi środki pieniężne, pracodawca oferuje dostęp do konkretnego świadczenia po cenie niższej niż rynkowa. Może to dotyczyć różnych obszarów: od opieki medycznej, przez ubezpieczenia na życie, aż po karnety sportowe czy bilety do kina i teatru.

Istotą tego rozwiązania jest to, że pracownik nie otrzymuje „czystej” gotówki, lecz konkretną korzyść materialną w postaci tańszego dostępu do usług. W efekcie świadczenie nie przybiera formy klasycznego wynagrodzenia, co wpływa na sposób jego traktowania w kontekście składek.

Dobrym przykładem jest ubezpieczenie na życie. Jeżeli jego miesięczny koszt wynosi 500 zł, a pracodawca pokrywa 400 zł, pracownik uzyskuje dostęp do świadczenia o pełnej wartości, ponosząc jedynie część kosztu. Różnica pomiędzy wartością rynkową a ceną faktycznie zapłaconą stanowi dla niego realną korzyść finansową.

Możliwość wyłączenia takich świadczeń z podstawy naliczenia składek wynika z przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej. Zgodnie z nim do podstawy składek nie wchodzą m.in. korzyści materialne wynikające z regulaminów wynagradzania lub innych przepisów wewnętrznych, które polegają na możliwości zakupu usług lub produktów po cenach niższych niż detaliczne.

Kluczowe jest więc nie tylko to, co jest przekazywane pracownikowi, ale w jaki sposób zostało to ujęte w dokumentach regulujących zasady wynagradzania. To właśnie ten element decyduje o tym, czy dane świadczenie może zostać potraktowane jako wyłączone z podstawy składek.

Gdzie najczęściej pojawia się problem?

Najwięcej błędów wynika z traktowania tego rozwiązania jako prostego mechanizmu obniżenia kosztów wynagrodzeń czy próbę zastąpienia części wynagrodzenia benefitami. Takie podejście prowadzi do sytuacji, w której konstrukcja świadczenia przestaje odpowiadać jego rzeczywistemu charakterowi- jeżeli benefit zaczyna pełnić rolę ukrytego wynagrodzenia, traci swoje pierwotne uzasadnienie i staje się elementem, który może zostać zakwestionowany.

Warunkiem zastosowania tego rozwiązania jest odpowiednie uregulowanie zasad korzystania z benefitów- muszą one wynikać z regulaminu wynagradzania albo z porozumienia zawartego z pracownikiem. Samo przekazanie świadczenia bez takiego umocowania nie wystarcza.

Istotne jest również zachowanie spójności między dokumentacją a rzeczywistym funkcjonowaniem świadczenia. Benefit musi być przekazywany zgodnie z przyjętymi zasadami i odpowiadać temu, co zostało określone w regulaminach lub umowach.

Granica między benefitem a wynagrodzeniem

Choć rozwiązanie jest legalne i stosowane w praktyce, jego nadużywanie prowadzi do problemów. W sytuacjach, w których pod pozorem benefitów finansowana jest znaczna część wynagrodzenia, trudno utrzymać rozróżnienie między świadczeniem dodatkowym a elementem płacy.

W takich przypadkach istnieje duże prawdopodobieństwo, że konstrukcja zostanie zakwestionowana, a świadczenia potraktowane jako podlegające składkom. Dlatego kluczowe znaczenie ma nie tylko znajomość przepisów, ale również sposób ich zastosowania.

Co z tego wynika dla pracodawcy?

Możliwość oferowania benefitów bez składek ZUS istnieje i może być realnym narzędziem budowania atrakcyjnych warunków zatrudnienia. Nie jest to jednak rozwiązanie, które działa automatycznie i bezrefleksyjnie.

Każdy element- od konstrukcji świadczenia, przez dokumentację, aż po sposób jego wdrożenia- musi być spójny i odpowiadać rzeczywistości. Dopiero wtedy benefit pozostaje tym, czym powinien być: dodatkową korzyścią dla pracownika, a nie ukrytą formą wynagrodzenia.

‍